Record Room verwerkt persoonsgegevens om boekingen mogelijk te maken, toegang tot de studio te regelen, opnames tijdelijk beschikbaar te stellen, betalingen te verwerken, support te bieden en de ruimte veilig te houden.
Deze privacyverklaring hoort bij onze website en dienstverlening. Onze algemene voorwaarden staan op: www.recordroom.nl/avw.
Record Room
Vrijheidsplantsoen 6, 1447XZ Purmerend
KvK: 96005599
BTW: NL001350587B54
E-mail: [email protected]
Website: www.recordroom.nl
Record Room is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Wij verwerken gegevens die je zelf aan ons verstrekt of die ontstaan door het gebruik van onze website, boekingsomgeving en studio. Denk aan je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, factuurgegevens, betaalstatus, boekingsgegevens, gekozen dienst, datum en tijd van je reservering, communicatie met ons, supportmeldingen, akkoord op voorwaarden, toegangstijden en technische gegevens.
Tijdens of na een sessie kunnen ook opnamebestanden worden verwerkt, zoals video, audio, thumbnails, exports en downloadlinks. Deze opnames zijn van jou. Record Room gebruikt jouw opnames niet voor marketing, portfolio, training of publicatie, tenzij jij daar vooraf expliciet toestemming voor geeft.
In en rondom de Record Room kan cameratoezicht aanwezig zijn voor veiligheid, toegangscontrole, schadepreventie en incidentonderzoek. Deze beveiligingsbeelden staan los van de opname die jij zelf maakt tijdens je sessie.
Wij gebruiken persoonsgegevens om onze overeenkomst met jou uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen wij je boeking niet verwerken, geen toegang tot de ruimte geven, je opname niet beschikbaar maken en geen support leveren.
Daarnaast verwerken wij gegevens omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Dat geldt bijvoorbeeld voor het veilig en zelfstandig laten gebruiken van de studio, het voorkomen van schade of misbruik, het onderzoeken van incidenten en het verbeteren van onze dienstverlening.
Voor administratie, facturatie en belastingverplichtingen verwerken wij gegevens omdat dit wettelijk verplicht is. Voor marketingberichten vragen wij toestemming wanneer dat nodig is.
Opnames en beeldmateriaal worden tijdelijk opgeslagen in een Europese cloudomgeving via Cloudflare. Wij gebruiken instellingen die bedoeld zijn om klantbestanden binnen de Europese Unie op te slaan. Cloudflare treedt hierbij op als technische dienstverlener voor opslag, beveiliging en beschikbaarstelling van bestanden.
Meer informatie staat in de Cloudflare-documentatie over data location en in de Cloudflare Data Processing Addendum.
Boekings-, klant- en supportgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor uitvoering van de dienst, administratie, support en eventuele geschillen. Factuur- en administratiegegevens bewaren wij zolang dit fiscaal verplicht is.
Opnames en beeldmateriaal bewaren wij maximaal 2 maanden na beschikbaarstelling, tenzij werkzaamheden, montage, support, technische problemen, incidenten, schadeclaims of juridische geschillen aanleiding geven om materiaal langer te bewaren. In dat geval bewaren wij alleen wat nodig is en niet langer dan noodzakelijk.
Beveiligingsbeelden worden gebruikt voor veiligheid, toegangscontrole en incidentonderzoek. Beelden worden niet langer bewaard dan nodig is. Bij incidenten, schade, aangifte, verzekering of juridische afhandeling kunnen relevante beelden langer worden bewaard.
Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening, zoals onze website- en boekingsomgeving, betaalprovider, cloudopslag, e-maildienst, hostingpartij, toegangs- of beveiligingsleverancier, boekhouder en technische beheerders.
Als leveranciers persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking. Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.
Als jij andere personen opneemt, bijvoorbeeld gasten, collega’s, klanten of deelnemers, ben jij verantwoordelijk voor het informeren van deze personen en voor eventuele toestemming die nodig is.
Record Room bepaalt niet de inhoud van jouw opname. Wij verwerken het opnamebestand alleen technisch, bijvoorbeeld voor opname, tijdelijke opslag, montage, export, download of support.
Onze website gebruikt noodzakelijke cookies om de website en boekingsomgeving goed te laten werken. Voor analytische of marketingcookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk nodig is.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens, opnames en camerabeelden te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk aan beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, tijdelijke downloadlinks, beveiligde cloudopslag, technische updates en afspraken met leveranciers.
Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van je gegevens of bezwaar tegen verwerking. Als verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je die toestemming intrekken.
Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om zeker te weten dat het verzoek echt van jou komt.
Heb je een klacht over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op, dan proberen we dit op te lossen.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De nieuwste versie staat altijd op onze website.
Voor vragen over privacy of persoonsgegevens kun je contact opnemen via:
Record Room
Vrijheidsplantsoen 6, 1447XZ Purmerend
KvK: 96005599
E-mail: [email protected]
Website: www.recordroom.nl
